Im diesem neuen Blogbeitrag schildern wir unser praxiserprobtes Vorgehen bei der Entwicklung einer IT-Roadmap, die eine wichtige und unterstützende Rolle bei der Planung des Einsatzes von Cloud-Services wie Office 365 und Microsoft Azure in Unternehmen einnimmt.

Ausgangssituation

Die Entwicklungsgeschwindigkeit der Informatik ist schon lange hoch. Seit verhältnismässig kurzer Zeit etablieren sich Cloud-Services als zusätzliche Möglichkeit, IT-Services zu betreiben. Viele Unternehmen stehen bei der Neubeschaffungen oder Erneuerungen ihrer IT-Services und Systemen vor der Fragestellung, ob sie diese selbst erstellen und betreiben oder eben mieten wollen – in Form von Cloud Services.

Die Entwicklung und Pflege einer IT-Roadmap hilft, die IT Infrastruktur mittel- und längerfristig zu planen und auszubauen. Durch die längerfristige Betrachtungsweise kann die Entwicklung der gesamten IT im Voraus gesteuert werden. Zeitpunkte von relevanten Weichenstellungen können frühzeitig erkannt und vorbereitet werden – im Sinne einer Evolution statt Revolution.

Wir sind überzeugt, dass Cloud-Services, insbesondere Office 365, Intune und Azure von Microsoft, mittelfristig in Unternehmen nutzbringend eingesetzt werden können. Ihr Einsatz soll jedoch geplant erfolgen. Eine IT-Roadmap unterstützt diese Planung.

Vorgehen und Resultate

Im Folgenden wird unsere Vorgehensweise zur Entwicklung der IT-Roadmap beschrieben. Ausserdem zeigen wir auf, in welcher Form Arbeitsresultate dargestellt werden sollten. Dabei unterteilt sich unser Vorgehen in drei wesentliche Bereiche:

  • Heute: Analyse der Ist-Situation
  • Zukunft: Welche Entwicklung werden in den nächsten z.B. fünf Jahren intern und extern erwartet?
  • Massnahmen: Definition von Massnahmen, auf Grund der aus der Vision abgeleiteten Anforderungen

Das Vorgehen ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Strategie

Abbildung 1: Vorgehensweise zur Entwicklung der IT-Roadmap

Als Zeithorizont haben sich fünf Jahre als guter Wert herausgestellt, denn:

  • die Entwicklungsgeschwindigkeit der Informatiktechnologien ist nach wie vor hoch. Längerfristige Prognosen sind deshalb mit einer entsprechenden Unsicherheit behaftet.
  • die Hardware- wie auch die Softwareersatzzyklen bewegen sich im ungefähren Bereich von fünf Jahren.
  • Unternehmen selbst entwickeln sich weiter. Diesbezüglich ist eine längerfristige Aussage zur erwarteten Entwicklung oft schwierig.

Analyse der Ist-Situation

Die Ist-Aufnahme dient dazu, eine gemeinsame Ausgangsbasis und einen Überblick zu schaffen. Sie soll sich nicht in Details verlieren. Relevant sind:

  • Zentrale IT-Systeme, die für das Unternehmen eine gewisse Kritikalität aufweisen.
  • IT-Organisation (Betrieb, Budgetierung und Führung)
  • Mengengerüste (Services, Incidents, …)
  • Geplante grössere Entwicklungsvorhaben und andere Veränderungen

Die Erkenntnisse werden in einem Dokument (Bericht und Prinzipskizzen) zusammengefasst. Es hat sich gezeigt, dass dieses Dokument, welches die IT des Unternehmens kurz charakterisiert, hilft, die Entscheidungsträger einzubeziehen und Entscheide breit abzustützen.

Die Ist-Aufnahme erarbeiten wir grösstenteils im Rahmen von Workshops zusammen mit Vertretern der IT.

IT Organisation

Wir haben den Eindruck erhalten, dass heutzutage die meisten Organisationen schlank und lösungsorientiert organisiert und die Entscheidungswege direkt sind. In mittelständigen Unternehmen zeigt sich oft, dass die Kommunikation der Entscheide und Vorgehensweise noch nicht optimal ist, wodurch eine latente Unzufriedenheit der Benutzer entsteht. Die transparente Kommunikation der Entscheidungsprozesse und der Kommunikationswege kann dem entgegenwirken.

Wir empfehlen, Fragen der IT-Organisation im iterativen Prozess hohes Gewicht zu geben. Falls sich Änderungen abzeichnen oder zusätzliche Personen involviert werden sollen, ist es von Vorteil, wenn sich diese Personen in einem definierten Rahmen bewegen können.

Online-Umfrage und Interviews

Die ersten beiden Schritte werden zusammen mit der Informatikorganisation erarbeitet. Zu diesem Zeitpunkt ist es sinnvoll, eine „Aussensicht“ der Benutzer einzuholen. Sie setzen Akzente anders, geben Feedbacks zu Punkten, die der IT-Organisation vielleicht zu wenig bewusst waren, relativieren Rückmeldungen und setzen sie in den Gesamtkontext.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Definition von einem begrenzten Kreis von Interviewpartnern aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens am ergiebigsten ist, vor allem wenn diese sich vor dem Gespräch in ihrem Bereich kurz abstimmen.

Üblicherweise schlagen wir ein zweistufiges Vorgehen vor:

  • Online-Umfrage: Die Interviewpartner werden eingeladen, einen Online-Fragebogen zu beantworten. Für jeden Teilnehmer bedeutet dies einen Aufwand von ungefähr einer Stunde. Die Umfrage wird als Vorbereitung für die Interviews ausgewertet.
  • Interviews: Mit den Gesprächspartnern wird je ein 30 – 45 minütiges Gespräch geführt. Ziel ist es, direkte Meldungen und Bewertungen der Gesprächspartnern zu sammeln, aber auch Punkte aus der Online-Umfrage zu vertiefen. Bei den Gesprächen ist idealerweise ein Vertreter der IT-Organisation dabei.

Die Online-Umfrage und die Interviews werden in einem Bericht – mit Fokus auf die Schwerpunkte – zusammengefasst.

IT Vision

Die Entwicklung und Darstellung einer stringenten IT Strategie ist anspruchsvoll. Die IT-Strategie ist von der übergeordneten Unternehmensstrategie abhängig und oft wenig fassbar formuliert.

Wir schlagen deshalb vor, eine IT Vision zu erarbeiten, die in Form von Hypothesen zu einzelnen Aspekten formuliert ist. Die Gesamtheit der Hypothesen deckt das Spektrum der erwarteten, aus Sicht der IT relevanten Entwicklungen ab.

Die Vision ist gegliedert in:

  • Erwartete Entwicklungen der Informatik allgemein
  • Erwartete Entwicklungen des Unternehmens und seiner Bereiche
  • Erwartete Entwicklungen der IT des Unternehmens (organisatorisch und technisch).

Die einzelnen Hypothesen werden in einem Workshop mit den verschiedenen Entscheidungsträgern vertieft und geschärft. Dieser Workshop kann viel zum gegenseitigen Verständnis der IT und der Fachabteilungen beitragen, da im Gespräch ein Bewusstsein für den erforderlichen Tiefgang und die Anforderungen geschaffen werden.

Hypothesen werden iterativ erarbeitet. Die Teilnehmer des Workshops kommentieren zuerst schriftlich. Die Kommentare werden in einem Dokument zusammengefasst. Anschliessend wird dieses Dokument mit den Teilnehmern weiterentwickelt.

Die IT Vision ist ein Dokument, das in späteren Iterationen immer wieder überarbeitet und den aktuellen Erwartungen entsprechend angepasst wird.

IT-Roadmap

Die IT-Roadmap, also die Grobplanung der IT-Projekte über die nächste Zeitperiode, setzt sich aus den Ersatzprojekten der bestehenden Systeme und Services und den Projekten zusammen, die für die Umsetzung der aus der IT Vision abgeleiteten Anforderungen erforderlich sind. Wir schlagen vor, die IT-Roadmap in Form einer „unscharfen“ Grafik und einer Tabelle darzustellen.

roadmap

Abbildung 2: Darstellung eines Projekts auf der Zeitachse

Parallel dazu werden die einzelnen Projekte bezüglich der Kosten grob abgeschätzt und zeitlich alloziert.

Die IT-Roadmap wird periodisch überarbeitet und den aktuellen Entwicklungen angepasst. Im Rahmen des Projekts wird eine initiale IT-Roadmap erarbeitet und in einem weiteren Workshop vertieft. Zudem werden für die konkreten Projekte, die in nächster Zeit beginnen, Projektbeschreibungen formuliert.

Fazit

Wenn sich ein Unternehmen für die Neubeschaffungen oder Erneuerungen ihrer IT-Services entscheidet, ist eine IT-Roadmap eine starke Unterstützung. Sie hilft bei der längerfristigen Planung, rechtzeitigen Vorbereitung und zeitnahen Umsetzung der relevanten Weichenstellungen. Die transparente und durchgängige Kommunikation an die Benutzer und Entscheidungsträger schafft Akzeptanz. Die Road Map wird damit ein zentrales Instrument für die Entscheidungsfindung und Kommunikation.

Haben Sie Fragen zu Ihrer IT-Roadmap oder möchten Sie bei der Entwicklung Ihrer IT-Roadmap unterstützt werden?

Melden Sie sich über unser Kontaktformular, via E-Mail oder telefonisch: Beat Gfeller, beat@askmewhy.ch, 044 390 14 10