Wer bisher Imports von lokalen E-Mail – Archiven (.pst) bei der Migration nach Office 365 erledigte, musste zwei wesentliche Voraussetzungen mitbringen: viel Zeit und eine Eselsgeduld. Mit dem neuen PST Import Service von Office 365 sind die Zeiten von ewig langen Drag- und Drop-Sessions vorbei. Wir erklären, wie dieser neue Service funktioniert.

Office 365 Import Service Job overview

Ausgangslage

Bevor Microsoft den neuen Office 365 Import Service als Preview Anfang Mai weltweit vorstellte, mussten alle Dateien zunächst gesammelt und z.B. mit dem PST Capture Tool oder via Outlook (beide Konten mussten im gleichen Outlook-Profil geöffnet sein) direkt in Office 365 geladen werden. Der neue Import Service erlaubt es nun, Mailarchive bzw. ganze Postfächer als PST Dateien ins Rechenzentrum von Microsoft hochzuladen und anschliessend den Benutzern zuzuweisen. Je nach Datenmenge besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Daten via Festplatte an ein Microsoft Rechenzentrum zu senden, um diese einzulesen. Allerdings werden für diese Methode zurzeit nur 3.5“ SATA II und III Festplatten bis 4 TB unterstützt. Die Festplatten müssen mit NTFS formatiert und mit Bitlocker verschlüsselt sein. Diese Variante wird ab ca. 10 TB Daten empfohlen.

Sicherer Upload über Azure

Der Upload der Daten über das Netzwerk erfolgt mit den „Microsoft Azure Storage Command Line“ Tools in einem Azure-Blobspeicher. Hierfür ist sowohl ein sicherer Speicherschlüssel, als auch eine sichere URL notwendig. Beides wird im Office 365 Admin Center unter „Import“ generiert. Für den Import ist die RBAC Rolle „Mailbox Import Export“ auf SharePoint Online notwendig. Nach dem Übertragen der Daten in den Azure-Speicher werden mittels eines CSV Importfiles die jeweiligen PST Dateien den Benutzerkonten zugewiesen, wobei mitgegeben werden kann, ob die Daten direkt im Exchange Onlinearchiv oder im Postfach eingefügt werden sollen.

Office365ImportService2

Da beim Archivimport die Daten direkt ins Online Archiv von Exchange Online geladen werden, wird der Outlook Client entlastet. Für den Fall, dass nach der Zuweisung Fehler auftreten, kann nach Abschluss des Einlesevorgangs pro Postfach ein Protokoll erstellt werden.

Azure Storage Explorer

Sowohl in der Konsole als auch auf der Weboberfläche werden kaum Informationen zu den Daten im Azure Speicher angezeigt. Abhilfe kann mit dem «Azure Storage Explorer» geschaffen werden. Damit besteht die Möglichkeit, direkt auf den Speicher zuzugreifen und die aktuellen Daten und Logs einzusehen. Für den Zugriff auf den Azure Speicher wird der zuvor erwähnte Speicherschlüssel und eine sichere URL benötigt. Beim Hinzufügen eines Accounts im Azure Storage Explorer (Add Account) wird der Name vor der Zeichenfolge «.blog.core.windows.net» und als Key der Speicherschlüssel angegeben.

Dies könnte wie folgt aussehen.

Sichere URL https://abc1dcef123456ab12345be.blob.core.windows.net/ingestiondata/
Speicherschlüssel aBCdEf1gh2i3jKlMnopqrStuVwxyzABCdeFHGH4Ijkl5mN6OPqRStuv7Wxyzab cDeFGhIjkLmn8opqRsTuvWx==

Office365ImportService3

Nach dem Upload werden die hochgeladenen PST Dateien im Blob Container «ingestionsdata» angezeigt. Während der Zuweisung der PST Dateien an die Postfächer werden unter „Error Reports“ die Fehlerdateien angezeigt (View Blob).

Office365ImportService4

Fazit

Der neue PST Import Service von Office 365 vereinfacht und beschleunigt den Import von kompletten Postfächern und Archiven als PSTs. Es muss nicht mehr auf Drittherstellerprodukte ausgewichen werden. Zudem ist für die Verwendung des Import Services keine Azure Subscription notwendig. Auch kann die volle Bandbreite verwendet werden, da die Daten aus dem Azure Speicher nach Office 365 über interne Netzwerke der Rechenzentren transportiert werden und keine Office 365 Drosselung zum Einsatz kommt. Zu beachten ist jedoch, dass der Upload geplant und je nach Datenmenge und Upload-Geschwindigkeit gestaffelt durchgeführt wird.

Aufgrund der einfachen Bedienung können wir den Import Service für kleine Migrationen wärmstens empfehlen.