In der Zeit von 2004 bis 2007 sammelte ich umfangreiche Erfahrungen als Datenbankentwickler bei einem internationalen Finanzdienstleister. Dabei drehte sich meine tägliche Arbeit sich um ein Oracle, Sybase und Unix basiertes System zur Auswertung aller Handelsdaten der Bank, welche auf ca. 30 global verteilte Server mit mehreren Datawarehouses und weltweiter Datenreplikationen gesammelt wurden. Der störungsfreie Betrieb und die Weiterentwicklung dieses für Analysten und Manager kritische System wurde durch mehrere Teams in verschiedenen Kontinenten sichergestellt.

Es wäre naiv zu glauben, dass solche komplexe Systeme durch Microsoft Azure oder Office 365 einfach abgelöst werden könnten. Es ist aber durchaus realistisch, dass die verschiedenen Werkzeuge von Office 365 den Mitarbeitenden die tägliche Arbeit erleichtern und Abläufe und Systeme vereinfachen können.

Basierend auf meinen Erfahrungen als “Ex-Banker” habe ich nachfolgende Anwendungsfälle aus dem Alltag in der Schweizer Finanzbranche beschrieben. Vielleicht können Euch die Szenarien dabei unterstützen, Office 365 oder einzelne Werkzeuge davon erfolgreich zu “pitchen” – viel Erfolg!

Szenario 1 – Erstellen, Validieren und Freigeben von Regulatory Reports oder Supplementary Reports

Zielgruppe: Business Analysten & Topmanagement

Banken betreiben umfangreiche Datawarehouses zur Speicherung und Bearbeitung von Assets, Positionen, Nominalwerten, Kundendaten oder ähnlichem. Diese Daten gelangen über ein Bankensystem (z.B. Avaloq) manuell oder automatisch in Form von Feeds im Datawarehouse erfasst. Auf dieser Datenbasis werden eine Vielzahl regulatorischer Reports generiert, wie z.B. in Bezug auf Eigenkapitalvorschriften auf Basis von Basel II und Basel III gegenüber der FINMA, aber auch für die Auswertung des Geschäftsverlaufs, zur Analyse und Visualisierung von Zeitlaufbändern (Maturitätsbändern), monatlicher Geld Zu- oder Abflüsse, und der Planung sogenannten Supplementary Reports erstellt. Solche Reports entsprechen in der Regel einem festen Standard und die Erweiterung um zusätzliche Attribute dauert lange und ist aufwändig. Im Alltag benötigen Analysten jedoch oft Reports für sehr spezifische Fragestellungen, welche mit den standardisierten Reports nicht genau beantwortet werden können. Für Ad-hoc Auswertungen werden deshalb meist Werkzeuge wie Excel und Access eingesetzt.

Mit Power Pivot für Excel können Analysten selbst grosse Datenmengen aus einem Datawarehouse (aus faktisch jeder Quelle wie Datenbanken, Datenfeeds, Reporting Services oder Textdateien) schnell und einfach in aussagekräftige Informationen für die Verantwortlichen oder das Top Management verwandeln.

Mit Power BI können Reports mit Verantwortlichen geteilt werden und die Mitarbeiter können von überall her und von jedem Gerät darauf zugreifen. Reports können einfach um neue Attribute erweitert werden, was zusätzliche Möglichkeiten für die Datenanalyse eröffnet. Sensible Reports können an einem speziell gesicherten Ort mit stark eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten und Verschlüsselung (Secure Store) gespeichert werden, so dass nur einzelnen Personen Zugriff erteilt werden kann.

Szenario 2 – Compliance-Schulung neuer Mitarbeitenden via Video-Portal

Zielgruppe: Human Ressources & Security Officer

Bankenmitarbeiter müssen sich sowohl bei Antritt einer neuen Stelle in der Bank, als auch regelmässig wiederkehrend Schulungen und Prüfungen zu verschiedenen Compliance Themen unterziehen. Beispiele sind

  • Anti Money Laundring (AML)
  • Sanktionen gegen Terroristenfinanzierung
  • Umgang mit geheimen Dokumenten und Klassifizierungen
  • Whistleblower-Prozess (Anonymous Reporting)
  • Health and Security

Oft werden im Rahmen dieser Schulungen auch Videos verwendet, welche mit dem Office Video Portal thematisch unterteilt in Kanälen bereitgestellt werden können. Office Video Portal stellt Organisationen eine sichere, unternehmensweite Plattform für das Bereitstellen, Teilen und Entdecken von Videoinhalten zur Verfügung.

Szenario 3 – Kommunikation und User Support via Lync Desktop Sharing

Zielgruppe: IT Support Team & Power Users

Banken betreiben oft zentrale IT-Support Standorte, von welchen aus die Mitarbeitenden in den geografisch verteilten Filialen bei Benutzerfanfragen unterstützen unterstützt werden. Aber auch IT-Spezialisten für Spezialanwendungen unterstützen andere Mitarbeitende bei der Benutzung von speziellen Anwendungen.

Durch Desktop Sharing mit Lync kann neben der telefonischen Beratung während eines Support-Gesprächs auch der Bildschirm, sowie die Steuerung übertragen werden. In den meisten Fällen können Support-Anfragen auf diese Weise geklärt werden, ohne dass eine physische Präsenz vor Ort notwendig wird.

Szenario 4 – Versenden sensibler Daten unabhängige Vermögensverwalter via verschlüsselter E-Mail (Secure Mail)

Zielgruppe: Chief Security Officer, Compliance, IT Staff Banken arbeiten in den meisten Fällen auch mit unabhängigen Vermögensverwaltern zusammen, welche mit der direkten Verwaltung der jeweiligen Kunden-Assets betraut sind. Häufig erfolgt ein Austausch sensibler Daten zwischen den Banken und den Vermögensverwaltern via E-Mail. Um grösstmögliche Sicherheit zu gewährleisten, erfolgt dieser Austausch in der Regel via Secure Mail.

Mit Exchange Online ist es ohne zusätzliche IT-Infrastrukturen möglich, verschlüsselte E-Mails zu versenden und so die Sicherung der Daten zu gewährleisten.

Szenario 5 – Wissensmanagement mit Delve & Yammer – Beobachten und Diskutieren von Research Reports, Termsheets, Trends, Facts & Figures, Zinsentwicklung etc.

Zielgruppe: Business Analyst, Kundenberater

Analysten und Kundenberater erhalten täglich eine Vielzahl von Research Unterlagen, zu denen sie sich mit internen Fachpersonen austauschen möchten, um weitere Meinungen oder Einschätzung zu erhalten. Ebenso sollten diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls gezielt wieder auffindbar sein, um darauf zuzugreifen.

Mit Yammer und Delve ist es einfach und attraktiv, Dokumente und deren Inhalte in Gruppen zu besprechen, das Besprochene zu einem späteren Zeitpunkt wieder anzusehen, und die wichtigsten und beliebtesten Dokumente an einem Ort einfach und schnell wieder zu finden.

Szenario 6 – Schutz sensibler Dokumente vor unerlaubtem Zugriff

Zielgruppe: Chief Security Officer, Compliance

In den vergangenen Jahren haben Banken aufgrund der ständig wachsenden Anforderungen an den Schutz von Informationen viele neue Massnahmen umgesetzt. Unter anderem gilt es zu verhindern, dass sensible Daten oder Emails nicht an andere Personen innerhalb oder ausserhalb der Bank weitergeleitet oder unerlaubterweise bearbeitet werden können.

Mit Azure Rights Management und Information Rights Management können Office Dokumente und E-Mails vor unautorisiertem Zugriff geschützt werden, egal ob ein Dokument online geöffnet oder auf ein lokales Gerät heruntergeladen wird .